Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit wat we doen met persoonlijke gegevens.

• Als je onze website voor het eerst bezoekt zonder persoonlijke informatie achter te laten, bewaren we niets.
• Als je gegevens achterlaat, zoals bij het aanmaken van een account, bewaren we die veilig.
• We delen persoonsgegevens alleen met vertrouwde externe partners voor specifieke doeleinden.
• Jouw persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.
• We nemen maatregelen om jouw persoonlijke informatie te beveiligen.
• Je hebt rechten met betrekking tot je persoonsgegevens, zoals toegang, correctie, verwijdering en meer.
• Voor vragen over privacy kun je contact opnemen met onze Data Protection Officer.

Privacyverklaring van buildmate - product van VISMA BOUWSOFT NV, met zetel: Molenweg 9, B-8377 MEETKERKE, ondernemingsnummer BTW-BE 0466.415.194

Voor het verdere verloop van deze privacyverklaring verwijzen we naar onszelf als “buildmate”, “wij” en “ons”.

Opmerking 1: Wanneer in deze privacyverklaring verwezen wordt naar "Bouwsoft" wordt hiermee tegelijkertijd ook gedoeld op alle ondernemingen die eigendom zijn van Visma Bouwsoft, namelijk buildmate

Opmerking 2: Sinds juli 2021 maakt Bouwsoft deel uit van de Visma-groep. Als gevolg daarvan worden alle persoonsgegevens die worden gedeeld met Visma Bouwsoft ook gedeeld (althans, in juridische zin) met het moederbedrijf, Visma AS. Als je meer informatie wil over wat Visma met je persoonsgegevens doet, lees dan zeker ook hun privacyverklaring. Heb je opmerkingen, vragen of bezorgdheden over je privacy die je rechtstreeks aan Visma wil richten, stuur deze dan naar privacy@visma.com.

1- Waarom een Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring is gericht naar iedereen (klant of niet, natuurlijke persoon of rechtspersoon) die op één of andere manier persoonsgegevens met ons deelt (hierna: “gebruiker”, “je”, “jij” en “jou”).

Wij willen dat je duidelijk weet welke gegevens we van jou bijhouden en wat we er mee doen.

2- Wat weet buildmate over jou en wat gebeurt er met die informatie?

Er is een verschil tussen:

(i) personen die de website/applicatie voor de eerste keer bezoeken, en

(ii) terugkerende bezoekers van de website/applicatie.

Bezoek je onze websites voor de eerste keer?

Als je onze website voor het eerst bezoekt en je laat geen persoonlijke informatie achter, zoals bijvoorbeeld via webformulieren, dan houden we niks bij.

Als je wel al op onze website geweest bent én je hebt gegevens achtergelaten, dan herkennen we je als ‘terugkerende’ bezoeker dankzij onze cookies. In de cookie policy kan je zien hoe lang we dat bijhouden.

Wanneer je een gratis account hebt aangemaakt, dan hebben wij enkel volgende persoonsgegevens:

Naam
E-mailadres
Paswoord

Deze hebben we nodig om jouw klantenaccount aan te maken. De gegevens worden veilig en met encryptie bewaard.

Indien je de bedrijfsgegevens ingevuld hebt dan hebben we daarenboven

Bedrijfsnaam
Adres
Telefoonnummer
E-mailadres van bedrijf
BTW-nummer

Deze gegevens zorgen ervoor dat jij je facturen correct kan opmaken en ook dat wij jou kunnen factureren.

Andere gegevens kunnen worden ingevuld maar zijn niet verplicht

Telefoonnummer (vaste lijn / gsm)
Website

Informatie over het gebruik van de applicatie:

De login gegevens
IP-adres en daaraan gekoppelde geografische locatiegegevens (land en regio, maar geen exact adres)

Wij sturen je, zolang je klant bent, regelmatig nuttige mails om de applicatie beter te kunnen gebruiken.

Alle informatieve en marketingcommunicatie ontvang je via e-mail. Je kan je e-mail voorkeuren op elk ogenblik aanpassen en je van één of meerdere van deze mailinglijsten uitschrijven.

Wanneer je een proefaccount niet omzet naar een betaalde versie, dan bewaren we je gegevens gedurende 6 maanden zodat je binnen die periode zonder veel moeite alsnog opnieuw kan starten. We sturen je dan nog marketing mails waar je altijd zelf kan van uitschrijven.

Wanneer je niet langer klant bent bij ons, verwijderen we automatisch al jouw contactgegevens uit onze marketing database. Je ontvangt dan ook geen marketing mails van ons. We houden wel bepaalde anonieme data en we zijn wettelijk verplicht om alle facturen die we gemaakt hebben aan jullie 7 jaar te bewaren.

We zijn in jouw opdracht ook verwerker van jouw gegevens als klant van buildmate.

Wanneer je die overeenkomst tussen ons beëindigt, dan vernietigen wij alle data.

Het stopzetten van onze contractuele band gebeurt ofwel door expliciete stopzetting van de overeenkomst ofwel bij niet betalen van de overeengekomen vergoedingen.
Wij houden jullie gegevens nog 6 maanden bij (incl. backup) waarna de gegevens vernietigd worden, ook als jullie dit niet expliciet vragen.
In die tijd kunnen jullie de data exporteren zodat die beschikbaar blijven bij jullie.

Wanneer je ons per mail contacteert (bijv. met een specifieke vraag) of via het contactformulier, ontvangen we in principe enkel jouw e-mailadres. Voor het overige bepaal je steeds zelf welke persoonlijke informatie je met buildmate deelt.

Wij bewaren jouw mail en onze antwoorden, maar jouw gegevens komen niet in onze marketing database.

3- Deelt buildmate mijn persoonlijke gegevens met andere partijen?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met het oog op onze interne zakelijke doeleinden. In het kader daarvan kunnen wij wel beroep doen op externe partijen. Dergelijke externe partijen mogen jouw persoonsgegevens slechts volgens heel duidelijk afgelijnde instructies verwerken.

Concreet doen wij beroep op volgende categorieën van gegevensverwerkers:

Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor ICT–technische ondersteuning, database management, software integratie en hosting doeleinden (hosting partners, cloud partners, datacenters);
Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor analytische doeleinden;
Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor betalingen. De verwerking van betalingen van jouw facturen verloopt via een externe payment provider. Alle nodige beveiligingsmaatregelen (SSL-encryptie) zijn voorzien.

Wij hebben contractuele afspraken gemaakt met elke externe partij om ervoor te zorgen dat zij de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen en dat zij deze persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden van buildmate (en dus niet voor hun eigen doeleinden).

Jouw persoonsgegevens worden nooit verkocht, doorgegeven of gecommuniceerd aan derde partijen die deze voor hun eigen doeleinden willen gebruiken. Uiteraard tenzij wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wanneer je ons daarvoor op voorhand jouw expliciete toestemming hebt gegeven. Een andere belangrijke uitzondering is dat we je persoonsgegevens kunnen delen met andere bedrijven binnen de Visma-groep.

Daarnaast maken we je er graag op attent dat persoonsgegevens kunnen worden verzameld door sociale netwerken wanneer u gebruik maakt van een sociale plug-in op onze website (bijvoorbeeld een like-knop van Facebook).

De politie en andere autoriteiten kunnen om toegang tot persoonlijke informatie van Visma verzoeken. In dergelijke gevallen zal Visma de gegevens uitsluitend ter beschikking stellen wanneer er een rechterlijk bevel of soortgelijke order is om dit te doen.

Wanneer (nagenoeg) al onze activa worden overgenomen door een derde partij, zullen jouw persoonsgegevens een van de overgedragen activa zijn.

4- Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte?

Wij zullen jouw persoonsgegevens uitsluitend doorgeven aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte op één van volgende voorwaarden:

Het land van bestemming biedt volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau;
Het land van bestemming biedt op zich geen passend beschermingsniveau, maar buildmate maakt de nodige contractuele afspraken met de partij in kwestie, rekening houdende met de modelcontractbepalingen ('standard contractual clauses') zoals gepubliceerd door de Europese Commissie.

5- Hoe weet ik of buildmate mijn persoonlijke informatie veilig bewaart?

Wij nemen alle redelijke technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen om elk risico op ongeoorloofde toegang tot en verlies, misbruik of wijziging van jouw persoonsgegevens tot een minimum te beperken.

Ook jij helpt de veiligheid van jouw (demo-)account te vrijwaren door jouw persoonlijke login gegevens nooit aan derden te geven. Als je merkt dat een derde toegang heeft tot jouw account, wijzig onmiddellijk je paswoord en neem contact op met ons.

Onze medewerkers zullen jou nooit vragen om jouw login gegevens door te geven.

6- Hoe lang bewaart buildmate mijn persoonsgegevens?

Tenzij wanneer de wet een langere bewaartermijn vereist of rechtvaardigt, bewaren wij jouw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk is om de vooropgestelde doeleinden, te bereiken.

7- Wat zijn mijn privacyrechten en hoe kan ik ze uitoefenen?

Doordat Bouwsoft jouw persoonsgegevens verwerkt heb jij volgende rechten:

Recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over jou bijhouden;
je mag ons altijd vragen welke gegevens we over jou hebben.
Recht op rectificatie, vervollediging of update van jouw persoonsgegevens;
Je kan de meeste van de gegevens die wij hebben van jou als gebruiker ook zelf aanpassen in jouw gebruikersaccount. Kan dat niet, dan doen wij de nodige aanpassing op jouw vraag.
Recht op schrapping van jouw persoonsgegevens (het ‘recht om vergeten te worden’)
Op eenvoudige aanvraag verwijderen wij jouw persoonsgegevens in zover we dit wettelijk mogen. Wij zijn bv. wettelijk verplicht om facturen 7 jaar bij te houden.
Recht om je uit te schrijven van marketingcommunicatie;
Je kan in de mails zelf die je ontvangt, op elk moment jouw toestemming die je gegeven hebt intrekken.
Recht op overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens;
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Je hebt het recht ons te vragen om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere service provider, tenzij dit technisch onmogelijk is.
Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Je hebt op ieder ogenblik de mogelijkheid om je te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor wetenschappelijk en/of statistisch onderzoek.

Je kan jouw privacy rechten kosteloos uitoefenen door contact met ons op te nemen via dpo@buildmate.be. Wij zullen zo snel mogelijk antwoorden en uiterlijk één maand nadat we jouw verzoek ontvangen hebben.

Om je rechten uit te oefenen moeten wij natuurlijk zeker zijn dat de vraag van jou komt, zodat we niet ongewild informatie vrijgeven aan derden.

8- Kan deze privacyverklaring in de toekomst gewijzigd worden?

We raden je aan om deze verklaring regelmatig door te lezen. Wanneer we significante wijzigingen in onze verklaring aanbrengen, kunnen we je ook met andere middelen hierover informeren, bv. door het sturen van een e-mail of het plaatsen van een aankondiging op onze bedrijfswebsite en/of sociale media pagina's voordat de wijzigingen van kracht worden.

De privacyverklaring wordt minimaal eens per jaar herzien en wijzigingen worden geaccordeerd door de Privacyraad van Visma.

Voor het laatst bijgewerkt op: 2022-02-27

9- Niet tevreden over hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan?

Indien je opmerkingen of klachten hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, vragen wij jou om deze eerst aan ons te melden. Dat kan door een mail met jouw klacht te sturen naar dpo@buildmate.be. Op die manier kunnen we in onderling overleg tot een oplossing komen.

Ben je na deze melding nog niet steeds niet tevreden? Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

10- Na het lezen van deze Privacyverklaring toch nog vragen?

Stuur een mailtje naar dpo@buidmate.be. Onze Data Protection Officer neemt graag de tijd om jouw vragen rond privacy te beantwoorden.

Voor vragen in verband met de Visma Group:

Karenslyst allé 56, 0277 Oslo, Noorwegen.

Tel: +47 46 40 40 00